Порядок приема граждан и юридических лиц определяет инструкция «Об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц, личного приема граждан, их представителей, представителей юридических лиц в Бобруйском районном исполнительном комитете и его структурных подразделениях»

Прием граждан в райисполкоме проводят председатель райисполкома, первый заместитель председателя райисполкома, заместители председателя райисполкома, управляющий делами райисполкома в пределах своей компетенции в соответствии с распределением обязанностей.

Организацию личного приема в райисполкоме обеспечивает отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома.

Личный прием в райисполкоме в пределах своей компетенции в соответствии с распределением обязанностей не реже одного раза в месяц проводится руководством райисполкома и руководителями структурных подразделений райисполкома согласно графику, утверждаемому председателем райисполкома на каждое полугодие.

График личного приема размещается на информационном стенде по месту нахождения райисполкома, на официальном сайте райисполкома в глобальной компьютерной сети Интернет, рассылается в сельские исполнительные комитеты.

Выездные личные приемы руководством райисполкома проводятся не реже одного раза в квартал в соответствии с графиком, утверждаемым председателем райисполкома ежеквартально. О месте, дате и времени выездного личного приема население информируется в средствах массовой информации. Предварительная запись осуществляется в районном, сельских исполнительных комитетах по месту проведения выездного личного приема.

Руководители структурных подразделений райисполкома проводят выездные личные приемы во время единых дней информирования.

При временном отсутствии в день личного приема председателя райисполкома, иного должностного лица райисполкома, проводящего личный прием, прием проводит лицо, его заменяющее в соответствии с распределением обязанностей.

Если на день личного приема приходится государственный праздник или праздничный день, объявленный Президентом Республики Беларусь нерабочим, день личного приема переносится на следующий за ним рабочий день.

При проведении личного приема руководством райисполкома по решению председателя райисполкома (в структурных подразделениях райисполкома — по решению их руководителей) могут применяться технические средства (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемка), о чем заявитель должен быть уведомлен до начала личного приема.

Личный прием руководством райисполкома проводится, как правило, по предварительной записи.

Предварительную запись на личный прием к председателю райисполкома осуществляет начальник отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома (в его отсутствие — главный специалист отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома) при обращении гражданина, его представителя, представителя юридического лица лично либо по телефону.

Предварительную запись на личный прием к первому заместителю председателя райисполкома, заместителям председателя райисполкома, управляющему делами райисполкома осуществляет главный специалист отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома в соответствии с распределением обязанностей.

При осуществлении предварительной записи на личный прием работники отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома выясняют сущность вопроса, уточняют мотивы обращения, принимают заявления, другие документы и представляют их должностным лицам, осуществляющим прием.

При необходимости начальник отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома имеет право запрашивать в установленном порядке документы и (или) сведения, необходимые для решения вопросов, изложенных в обращениях, в соответствующих органах местного управления и самоуправления, структурных подразделениях райисполкома, государственных и иных организациях необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения.

В ходе предварительной записи, изучения представленных материалов отделом по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома определяется необходимость участия в приеме специалистов соответствующих структурных подразделений райисполкома, решаются другие вопросы по организации и проведению приема.

Руководство райисполкома проводит личный прием в специально отведенном помещении по адресу: г.Бобруйск, ул. Пушкина, д.215а, каб № 2, руководители структурных подразделений райисполкома — в своих служебных кабинетах.

Граждане, их представители, представители юридических лиц принимаются в назначенный для личного приема день в порядке очередности (по списку) по предъявлению документов, удостоверяющих личность, полномочия.

Руководство райисполкома, проводящее личный прием, а также работники отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома, осуществляющие предварительную запись на личный прием, не вправе отказать в личном приеме, записи на личный прием, за исключением случаев:
— обращения по вопросам, не относящимся к компетенции этих организаций;
— обращения в неустановленные дни и часы;
— когда заявителю уже был дан исчерпывающий ответ на интересующие его вопросы;
— когда с заявителем прекращена переписка по изложенным в обращении вопросам;
— когда заявитель применяет технические средства (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемку) без согласия должностного лица, проводящего личный прием, и отказывается остановить их применение;
— непредъявления документа, удостоверяющего личность заявителя, его представителя, а также документа, подтверждающего полномочия представителя заявителя.

Ответы на рассмотренные по существу устные обращения подлежат объявлению заявителям в ходе личного приема. Результат рассмотрения изложенных в устном обращении вопросов отмечается в регистрационно-контрольной форме, в которой зарегистрированы устные обращения. В случаях, когда вопросы заявителя требуют дополнительного изучения и проверки необходимо изложить свой вопрос в письменном виде.

Устные обращения могут быть оставлены без рассмотрения по существу в случаях, предусмотренных пунктом 2 статьи 15 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц».

Лицо, проводящее личный прием, в пределах своей компетенции и в соответствии с законодательством Республики Беларусь вправе принять одно из следующих решений:
— дать устное разъяснение по существу каждого из поставленных вопросов. В регистрационно-контрольной форме делается отметка: «В ходе приема заявителю даны разъяснения по существу поставленного вопроса»;
— удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения. В регистрационно-контрольную форму вносится соответствующее поручение и срок исполнения;
— отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотив отказа и порядок обжалования принятого решения. В регистрационно-контрольной форме делается отметка: «Отказать в удовлетворении просьбы. Разъяснены мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения».

Контроль за исполнением поручений, данных на личном приеме руководством райисполкома, осуществляет отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома, данных на личном приеме руководителями структурных подразделений, — специалисты этих подразделений, ответственные за работу с обращениями.

О результатах исполнения поручений, данных на личном приеме, исполнители информируют заявителя и должностное лицо, проводившее прием, в установленный законодательством срок, если иное не вытекает из поручения должностного лица.

Исполненные поручения, данные на личном приеме, снимаются с контроля по решению должностного лица, проводившего личный прием.